Extraits du règlement intérieur de l’Association Sportive du Golf de la Sainte Baume
Objet et rappels
Le présent règlement a pour objet de préciser les droits et obligations des membres envers l’Association Sportive, il est complémentaire à ses statuts, et il précise la mise en place des organisations permettant la mise en œuvre des actions prévues dans la convention signée entre l’Association Sportive et le golf de la Sainte Baume.
Il est applicable, sans dérogation de quelque nature qu’elle soit, à tous les membres de l’Association. La cotisation annuelle, valable du 1er janvier au 31 décembre, est due en totalité quelle que soit la date d’adhésion.
But de l’Association Sportive
L’Association Sportive a pour but de gérer, organiser, animer et promouvoir la pratique du jeu de golf. Son affiliation à la Fédération Française de Golf rend obligatoire la possession d’une licence sportive à laquelle est attaché le bénéfice d’un contrat collectif d’assurance garantissant la responsabilité civile du titulaire.
1. Définition des membres
On distingue les types de membres suivants :
- Les membres actifs
- Les membres bienfaiteurs
- Les membres d’honneur et présidents d’honneur
1.1. Membres actifs
Pour être membre actif, il faut avoir adhéré à l’association et être à jour de sa cotisation.
1.2. Membres bienfaiteurs
Selon l’article 5 des statuts :
« La qualité de membre bienfaiteur est attachée au membre qui, par un concours pécuniaire supplémentaire aux cotisations mentionnées ci-dessous, participe à l’amélioration du fonctionnement de l’association. »
1.3. Membres et présidents d’honneur
Le titre de « membre d’honneur » peut être décerné sur décision du Comité de Direction ratifiée par l’Assemblée Générale. Cette distinction s’adresse aux personnes qui rendent et/ou ont rendu des services significatifs à l’Association. Ce titre dispense du paiement de la cotisation annuelle.
Le titre de « président d’honneur » peut être décerné sur décision du Comité de Direction ratifiée par l’Assemblée Générale. Il est réservé aux personnes ayant été président en exercice de l’Association durant au moins cinq années. Ce titre dispense du paiement de la cotisation annuelle.
2. Adhésion – Cotisations – Fichier des adhérents
2.1. Adhésion
La demande d’adhésion doit être faite au secrétariat du golf de la Sainte Baume.
Le Comité de Direction de l’Association, qui devra en motiver la raison, est habilité à refuser une adhésion.
Le Comité de Direction dégage toute responsabilité vis-à-vis des mineurs n’ayant pas fourni une autorisation écrite de leurs parents ou tuteur précisant le ou les sports pratiqués, ainsi que vis-à-vis des personnes pratiquant avant d’être informées officiellement de leur qualité de membres de l’Association.
2.2. Cotisations
Les membres de l’Association doivent être à jour de leur cotisation annuelle pour participer à ses activités.
Le montant des cotisations est fixé pour l’exercice à venir par l’Assemblée Générale et doit être précisé par écrit dans le compte-rendu de cette Assemblée, le cas échéant une cotisation spécifique pourrait être décidée concernant les adhérents de certaines sections.
Quelle que soit la date d’adhésion, la cotisation est due en totalité.
Les Sections, telles que définies au paragraphe 6, peuvent être amenées à demander à leurs adhérents une cotisation complémentaire. Cette cotisation ne peut être fixée sans l’accord du Comité de Direction de l’Association.
Important :
Les cotisations annuelles des adhérents déjà inscrits à l’Association sont mises en recouvrement, au cours du mois de janvier. Elles doivent être acquittées avant le 31 janvier de l’année considérée. Passé cette date, les adhérents n’ayant pas renouvelé leur cotisation ne doivent plus figurer dans le fichier des adhérents tant qu’ils n’ont pas renouvelé leur adhésion et seront considérés comme démissionnaires s’ils n’ont pas régularisé leur situation.
Les cotisations annuelles des nouveaux sociétaires sont exigibles au moment de l’adhésion.
2.3. Fichier des adhérents
L’Association, en collaboration avec le golf, devra tenir à jour un fichier reflétant à tout moment la situation exacte de chacun des adhérents.
Le Comité de Direction dégage sa responsabilité vis-à-vis des adhérents ayant omis de signaler aux responsables de l’Association toute modification d’un des éléments de leur fiche d’adhésion.
3. Discipline
Le Comité de Direction est compétent pour décider de toute mesure disciplinaire à l’encontre d’un adhérent qui, pour les motifs indiqués dans l’article 13 des statuts, aura porté atteinte aux intérêts de l’Association, ou se sera comporté de manière contraire à l’éthique du golf.
La radiation, comme toute autre sanction disciplinaire prononcée par le Comité de Direction, ne peut intervenir qu’après que l’adhérent ait été invité, par lettre recommandée, à fournir des explications écrites ou verbales. La décision disciplinaire doit être notifiée à l’intéressé par lettre recommandée dans les 15 jours qui suivent la séance disciplinaire.
Les membres du Comité de Direction siégeant en matière disciplinaire ne doivent avoir aucun rapport avec l’affaire jugée.
Les décisions disciplinaires sont prises à la majorité absolue des membres du Comité de Direction. En cas de partage des voix, celle du président de l’Association est prépondérante.
4. Administration et fonctionnement
4.1. Assemblée Générale
Comme indiqué à l’article 24 des statuts, les membres de l’Association, se réunissent en Assemblée Générale au moins une fois par an, les convocations seront faites soit par lettre, soit par voie d’affichage ou d’annonce, soit par courrier électronique, au minimum 15 jours avant la date fixée pour l’assemblée générale.
Aux Assemblées Générales ordinaire et extraordinaire, chaque membre actif et de droit pourra se faire représenter par un autre membre actif ou de droit de l’association.
Chaque membre présent pouvant détenir au maximum 2 pouvoirs.
4.2. Comité de Direction
Rappel de l’article 15 des statuts :
« L’association est administrée par un Comité de Direction dont les membres sont élus par l’Assemblée Générale prévue au titre septième.
La durée maximale d’un mandat est de six ans.
Le Comité de Direction est composé de neuf membres ; il est renouvelable par tiers tous les deux ans; les membres sortants sont indéfiniment rééligibles.
Les votes ont lieu au scrutin secret. »
4.2.1. Vacance de membres
En cas de vacance d’un membre, le comité est habilité à coopter un remplaçant pour la durée du mandat restant à courir et qui devra être confirmé par un vote lors de la prochaine assemblée générale.
4.2.2. Arbitrage des litiges
Outre sa fonction disciplinaire, le Comité de Direction de l’Association est compétent pour arbitrer tout litige survenant :
- entre adhérents
- entre sections
- entre l’Association et l’une de ses sections entre l’Association ou l’une de ses sections et un organisme extérieur.
4.2.3. Réunions
Les fonctions de membres au Comité de Direction sont bénévoles. Les frais engagés (après accord du trésorier) par ces membres pour leur activité seront remboursés sur le budget de l’Association.
Le Comité de Direction décide lui-même de la fréquence de ses réunions. Il devra toutefois se réunir au moins chaque trimestre, soit sur convocation de son président, soit sur la demande de cinq de ses membres.
La présence de cinq des membres du Comité de Direction est nécessaire pour la validité des délibérations qui sont constatées par un compte-rendu inscrit au registre chronologique de l’association.
Toutes les décisions sont prises à la majorité des présents. En cas d’égalité de voix, celle du président est prépondérante.
Tout membre du Comité de Direction qui aura, sans excuse valable, manqué à trois réunion consécutives pourra être considéré comme démissionnaire.
4.3. Bureau
Chaque année le comité de direction élit, parmi ses membres, au scrutin secret son bureau composé d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire et d’un trésorier.
4.3.1. Attributions du président
Outre ses fonctions de direction, d’animation et d’arbitrage, le président de l’Association représente l’association vis-à-vis de la direction du golf.
Il représente l’Association dans tous les actes de la vie civile.
- A ce titre, il doit veiller à ce que l’Association soit en règle vis-à-vis de la loi du 1er juillet 1901 sur les Associations par :
- La tenue régulière des Assemblées générales à l’intérieur de l’Association.
- La déclaration à la préfecture ou sous-préfecture du siège de l’Association des modifications pouvant intervenir à chaque Assemblée Générale dans les statuts, dans la composition du Bureau ou du Comité de Direction.
- La tenue à jour du registre chronologique des procès-verbaux des Assemblées Générales.
- Il signe les contrats.
- Il représente l’Association dans toutes les manifestations locales officielles, ou auprès des instances de tutelle (ligues, comités départementaux, etc.). Cette responsabilité peut être déléguée à un membre du Bureau.
- Il représente l’Association en justice. Cette responsabilité ne peut être conférée à un autre dirigeant de l’Association que par le Comité de Direction.
- Il veille à ce que tous les adhérents de l’Association soient licenciés à la FFG.
- Il a la possibilité, au cours de l’année budgétaire de demander au Comité de Direction la modification des budgets accordés aux Sections.
- Il approuve ou refuse les demandes d’avance sur frais de Section.
- Il contrôle avec l’aide de son trésorier les justificatifs régularisant les demandes de remboursement de frais.
4.3.2. Attributions du Vice-président
Il assiste le Président et se substitue à lui en cas de besoin.
4.3.3. Attributions du secrétaire
Le contrôle administratif et sportif de l’Association est effectué par le secrétaire qui doit :
- Aider et conseiller les Sections dans leur gestion administrative et sportive.
- Veiller à ce que toutes les directives données par le Comité de Direction soient observées en collaboration avec le club.
- Tenir à jour le fichier des adhérents.
4.3.4. Attributions du trésorier
Le contrôle financier de l’Association est effectué par le trésorier.
Il doit :
- Tenir les comptes à jour
- Signaler au président toute anomalie
- Aider et conseiller les Sections dans leur gestion financière
- Surveiller les budgets des Sections
- Vérifier les notes de trais avant paiement
- En établir un compte-rendu financier chaque année
- Recouvrer les cotisations.
4.4. Compte-rendu des réunions et des assemblées générales
Chaque réunion d’Assemblée Générale ordinaire ou extraordinaire doit faire l’objet d’un compte-rendu de séance dont un exemplaire sera inscrit au registre chronologique de l’association.
Les comptes-rendus des réunions du Comité de Direction sont inscrits au registre chronologique de l’Association et signés par le président et le secrétaire.
Les modifications dans la composition du Bureau ou du siège social de l’Association doivent être déclarées sur papier libre à la préfecture ou sous-préfecture dans un délai maximum de trois mois après la date d’adoption.
Dans un délai d’un mois, à partir du jour de la déclaration, une insertion doit être faite au Journal Officiel pour :
- Changement de dénomination de l’Association
- Changement de siège social
5. Gestion comptable
Les opérations de recettes et de dépenses sont faites par l’intermédiaire d’un compte en banque ouvert au nom de l’Association.
La tenue de la comptabilité est faite sur un livre de comptes ou à l’aide d’une application informatique comptable.
5.1. Notes de frais
Les demandes de remboursement de dépenses s’effectuent en établissant des notes de frais en conformité avec les règles proposées par le Comité de Direction.
Leur remboursement sera effectué après vérification que les notes de frais établies par les Sections et le Comité de Direction sont :
- conformes aux règles en vigueur :
- Utilisation d’un imprimé « NOTE DE FRAIS »
- Fourniture des originaux des justificatifs (factures, reçus, autorisations……)
- conformes aux montants budgétisés ou autorisés par le bureau
- revêtues des signatures nécessaires.
5.2. Bilan annuel
Un contrôle de cohérence sera réalisé par le Comité de Direction.
En cas de non-cohérence, le trésorier disposera de 15 jours pour retourner des états conformes.
L’Association pourra alors tenir son Assemblée générale, et ce avant la fin du mois de février.
6. Administration et fonctionnement des sections
6.1. Définition
La Section sportive est la réunion d’adhérents de l’Association qui désirent participer en groupe à certaines activités, soit en tant que « dirigeants » soit en tant que « pratiquants ».
Un adhérent peut être membre de plusieurs sections.
Liste non exhaustive de quelques sections :
- Abonnés semainiers
- Jeunes
- Féminines
- Abonnés plein temps
- Sportive gérant la participation aux compétitions de la ligue et fédérales
6.2. Membre de la section
Est membre de la section tout adhérent de l’ASGSB (Association Sportive du Golf de la Sainte Baume), qui en aura fait la demande au responsable de la section.
6.3. Affiliations aux fédérations sportives
L’Association demandera, pour chacune de ses Sections compétitions, l’affiliation aux Fédérations françaises sportives dirigeantes reconnues par le C.N.O.S.F (Comité National Olympique Sportif Français).
6.4. Gestion administrative
6.4.1. Contrôle
Les Sections sont contrôlées :
- Financièrement par le trésorier de l’Association
- Administrativement par le secrétaire de l’Association.
Les Sections ont recours, en cas de litige, au Bureau de l’Association.
6.5. Bureau de la Section
6.5.1. Composition
Les Sections sont administrées et dirigées par un bureau composé de 2 membres au moins se répartissant comme suit :
- 1 responsable
- 1 trésorier
- 1 secrétaire (facultatif)
Le trésorier ne pourra pas être également trésorier de l’Association.
Les membres du Bureau ne peuvent prétendre à aucune rémunération.
Ce bureau pourra s’adjoindre la participation d’autres membres volontaires de la section.
6.5.2. Élection
Le Responsable est élu, par tous les membres présents de la Section à jour de leur cotisation, ayant plus de 6 mois de présence dans l’Association et répondant aux conditions d’électorat définies dans le présent règlement intérieur, lors de la réunion plénière annuelle de celle-ci.
Les membres sortants sont indéfiniment rééligibles.
6.5.3. Réunions
Le Bureau de la Section devra se réunir au minimum une fois par semestre.
6.6. Représentation des Sections au Comité de Direction de l’Association
Dans l’Association, chaque Section doit être représentée au Comité de Direction.
- Pour les sections ayant au moins 40 membres, le Responsable devra être un membre du comité de Direction.
- Pour les autres, un membre du bureau désigné par celui-ci pourra, à titre consultatif, assister aux réunions du comité de direction.
6.7. Réunion plénière de la section
6.7.1. Objet
Chaque Section doit tenir annuellement au cours du dernier trimestre de référence (au plus tard avant l’Assemblée Générale de l’Association), une réunion plénière de ses membres.
Cette réunion a pour but :
- de dresser les bilans, sportif et financier, de la saison écoulée
- de fixer les objectifs de la saison future
- d’élire les membres du Bureau
- d’enregistrer les questions relatives à la vie de l’Association, afin qu’elles soient posées et analysées lors de l’Assemblée Générale de l’Association
- d’approuver ou de refuser les projets de réforme à soumettre à l’acceptation du Comité de Direction de l’Association (application de règles spéciales à la Section ou modification des règles déjà existantes et cotisations complémentaires).
6.7.2. Organisation
Les membres de la section, à jour de leur cotisation, sont convoqués au moins quinze jours à l’avance, soit par courrier, soit par courrier électronique, soit au moyen d’affichages dans les endroits autorisés. Les convocations doivent comporter l’ordre du jour établi par le Bureau de la section.
Il est nécessaire de mettre à la disposition des adhérents indisponibles un pouvoir qui sera remis à un membre actif ou associé de la section chargé de les représenter, et qui ne pourra en détenir que deux.
Pour qu’une réunion plénière soit déclarée valable, li faut que les membres actifs et associés présents et représentés forment un collège au moins égal au quart des membres actifs de la section. Si ce quorum n’est pas atteint une nouvelle réunion peut avoir lieu immédiatement. Cette réunion est alors régulière, quel que soit le nombre de membres présents et représentés.
Le bureau de la réunion plénière est celui de la section.
Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents et représentés. En cas d’égalité de voix, celle du responsable de la section est prépondérante. Pour les élections des représentants, seuls les présents répondants aux conditions du présent règlement intérieur peuvent voter.
En fin de réunion, le Bureau de la Réunion Plénière dresse une liste des présents et un procès-verbal de séance qui sont signés par le président et le secrétaire.
6.7.3. Compte-rendu des réunions plénières
Ces réunions doivent faire l’objet d’un compte-rendu obligatoire transmis au président de l’Association.
6.8. Gestion sportive des Sections
6.8.1. Contacts extérieurs
- Avec les comités départementaux : Ces contacts sont assurés par le président de l’Association ou par un dirigeant du bureau de la section officiellement délégué par le président de l’Association.
- Avec les clubs extérieurs : Les bureaux des sections sont habilités à prendre ces contacts. Ils doivent en référer au président de l’Association, s’il s’agit d’un projet de rencontre en dehors des limites couvertes par la Ligue locale, et avoir son accord pour toute activité engagée avec l’Association.
6.8.2. Inscriptions dans les compétitions
Les responsables de sections inscrivent leurs équipes dans les compétitions régionales officielles organisées par leur ligue ou comités régionaux, et toutes autres compétitions.
6.8.3. Publications des événements sportifs
Le bureau de section devra fournir au secrétaire de l’association les éléments nécessaires à l’annonce des événements importants auxquels participent ses adhérents.
6.8.4. Discipline générale des équipes
Le responsable de la section est responsable devant le Comité de Direction de l’Association, de la discipline des membres de la section et des animateurs éventuels.
Les notes distribuées à l’intérieur des sections doivent obligatoirement porter le visa ou la signature d’un des dirigeants de la section.
6.9 Gestion financière des Sections
Le responsable de la section, assisté de son trésorier, s’assure de la bonne gestion de sa section (en particulier dans l’établissement des budgets, le suivi des dépenses et le contrôle des notes de frais), et en rend compte régulièrement au Comité de Direction de l’Association.
Les sections sont autorisées à ouvrir leur propre compte bancaire à condition :
- qu’il y ait une autorisation formalisée par un compte-rendu du bureau de l’Association,
- que le trésorier ou le président de l’Association ait autorisation de signature sur ces comptes.
Nota : Les sections ne sont pas autorisées aux placements financiers.
6.10 Arbitrage des litiges
Le Bureau de la Section a compétence pour arbitrer tout litige entre membres de la section avec recours possible auprès du comité de Direction de l’Association.
6.11. Création de nouvelles Sections dans l’Association
6.11.1. Règles de création
A la fois pour des raisons d’ordre budgétaire et d’assurance, la création d’une nouvelle section doit obligatoirement être soumise à l’accord du Comité de Direction de l’Association.
Le projet doit être adressé au président de l’Association afin d’être soumis à l’approbation du Comité de Direction de l’Association.
Le dossier devra contenir toutes les informations sur :
- l’activité sportive
- la liste des personnes volontaires pour constituer un bureau
- les références sportives de ces personnes
- le budget prévisionnel annuel
6.11.2. Procédure de création
Le président de l’Association peut autoriser le fonctionnement en compétition d’une nouvelle section dans le courant de l’année, à condition d’assumer tous les frais de démarrage sur son budget et ne prétendre à aucun remboursement de la part du Comité de Direction.
Le Comité de Direction pourra néanmoins, déroger à cette règle.
6.12. Dissolution des Sections
Lorsqu’une Section ne remplit plus ses objectifs par manque de dirigeants, de pratiquants, d’activité ou pour toute autre raison, la dissolution peur être prononcée par le Comité de Direction de l’Association sur constatation et procès-verbal de carence émis par le bureau de l’Association.
Les budgets et les avoirs d’une section dissoute seront réaffectés par le Comité de Direction de l’Association.
7. Commissions
Afin de faciliter le fonctionnement de l’Association, le comité de Direction est habilité à mettre en place des commissions en en précisant :
- ses missions
- les personnes qui la composent
- le mode de fonctionnement
- éventuellement les moyens mis à sa disposition
En outre le comité de direction peut créer des commissions chargées spécialement de l’étude d’une question particulière pour une période définie.
7.1. Commission sportive et technique
7.1.1. Mission
Cette commission a pour mission de mettre en œuvre des fonctions prévues à l’article 5 de la convention entre l’association sportive et la direction du golf :
- Proposer des démarches pédagogiques et techniques permettant une promotion du golf
- Mettre en œuvre les démarches promotionnelles fournies par la FFG
- Proposer des évolutions des règles locales du parcours
- Transmettre au club des propositions d’amélioration du parcours ou des installations
- Concernant la pratique du golf, communiquer auprès des membres de l’AS sur :
- Combattre le jeu lent
- La connaissance des règles, et leur application
7.1.2. Composition
- Un membre de la direction du golf
- Le ou les professeurs
- Le green-keeper
- Un membre du Comité de Direction (responsable de la commission)
- Tout membre de l’association souhaitant s’impliquer
7.1.3. Mode de fonctionnement
La commission traite de sujets, soit à la demande du Comité de Direction, soit de sa propre initiative.
Elle se réunit autant de fois que nécessaire et elle fournira au comité de Direction un document contenant ses avis et propositions éventuelles.